Vous êtes un chef d’entreprise, un médecin, un architecte, un chauffeur de taxis, ou encore un infirmier indépendant, ou vous exercez une profession juridique (avocat, notaire, huissier) et vous vous interrogez sur la possibilité de déduire certaines dépenses personnelles soit de votre bénéfice industriel et commercial soit de votre bénéfice non commercial. Voici quelques trucs et astuces.
Les frais déduits du résultat imposable peuvent être redressés par l’administration fiscale s’ils ne sont pas justifiés dans leur principe et dans leur montant. Dès lors, sont déductibles les dépenses correspondant à une gestion normale de son activité professionnelle c’est-à-dire les dépenses engagées dans l’intérêt de sa profession et qui ne sont pas excessives. En outre, il convient de conserver une facture de la dépense en question pour que le montant hors TVA apparaisse car seul ce montant est déductible de votre résultat.
Il arrive qu’une dépense soit engagée à la fois dans un intérêt personnel et dans un intérêt professionnel. Si tel est le cas, cette dépense sera déductible du résultat imposable. Trois exemples illustrent parfaitement cette hypothèse (les frais de repas, les frais de voyage et de déplacement et les frais de réception et de représentation).
1 – Frais de repas
L’administration considère que les frais supplémentaires de repas exposés par les professionnels indépendants sur leur lieu de travail (c’est-à-dire les frais qui excèdent la valeur des repas à domicile) sont déductibles du résultat imposable, dès lors que la distance entre le lieu d’activité et le domicile fait obstacle à ce que le professionnel rentre déjeuner chez lui. En outre, cette dépense de repas ne doit pas être excessive.
Il est relativement aisé de prouver que la distance entre le lieu d’activité et le domicile fait obstacle à ce que le professionnel puisse rentrer chez lui pour déjeuner. Pour cela, il faudra tenir compte du temps dont le professionnel dispose pour déjeuner et de l’éloignement de son lieu de travail par rapport à son domicile au regard des moyens de transport qu’il utilise. Par exemple, un médecin qui ferme son cabinet pendant une heure le midi pourra justifier de la nécessité de déjeuner sur son lieu de travail s’il habite à 10 minutes à pied. En effet, il perdrait dans ce cas jusqu’à 20 minutes de déplacement du simple fait de devoir déjeuner chez lui et cela, au-delà d’un simple confort personnel peut être nuisible à son activité (manque de repos le midi).
En somme, l’administration interprète de façon large cette notion de distance entre le domicile et le lieu de travail, de telle sorte que les frais de repas présentent de manière générale le caractère de charges déductibles à moins que le professionnel réside à la même adresse ou dans la même rue que celle de son lieu de travail.
Pour l’année 2019, la valeur du repas pris au domicile est évaluée forfaitairement à 4,90 euros TTC. Les frais de repas sont considérés comme non excessif selon un forfait fixé par l’administration fiscale qui est évalué à 18,40 euros TTC. Au-delà de ce montant, les sommes engagées pour le repas le midi ne seront pas déductibles du résultat fiscal.
Le professionnel indépendant est donc en droit de déduire de son résultat fiscal le montant suivant pour chaque repas le midi :
18,80 euros – 4,90 euros. La déduction maximale est donc de 13,90 € (18,80 – 4,90 = 13,90 euros).
Cette solution retenue à propos des exploitants individuels est applicable dans les mêmes conditions aux associés de sociétés de personne (SNC, SCP…).
2 – Frais de voyage et de déplacement
D’une manière générale, l’administration admet la déductibilité des frais de voyage et de déplacement dans la mesure où ils correspondent effectivement à des dépenses professionnelles et où ils sont assortis de justificatifs suffisantes.
Ainsi, les frais de déplacement que les professionnels exposent pour se rendre sur leur lieu de travail et en revenir sont, en règle générale, inhérents à leur fonction et doivent, par suite, être admis en déduction.
Toutefois, les frais de transport supportés par un professionnel pour se rendre sur son lieu de travail ne constituent pas des dépenses déductibles lorsque ce lieu de travail est anormalement éloigné du domicile du professionnel sauf si cet éloignement résulte de circonstances indépendantes de la volonté de l’intéressé (obligation familiale etc.).
L’administration fiscale considère que les frais de transports exposés par un contribuable pour se rendre sur son lieu de travail distant de moins de 40 kilomètres de son domicile et en revenir peuvent être portés en déduction sans qu’il y ait lieu d’apprécier le caractère normal ou anormal de la distance.
En revanche, lorsque le domicile est distant de plus de 40 kilomètres par rapport au lieu de travail, les frais correspondants sont déductibles à condition de justifier du caractère normal de l’éloignement. A défaut, l’éloignement est considéré comme anormal. Pour l’appréciation du caractère normal ou non de la distance, doivent être prises en compte :
- l’étendue et la configuration de l’agglomération où se trouvent le domicile et le lieu d’exercice de l’activité,
- les moyens de transport disponibles,
- les conditions de vie concrètes du titulaire de revenus et de sa famille, eu égard aux ressources du foyer et notamment l’état de santé des intéressés, les problèmes de scolarisation des enfants, la localisation différente du travail de chacun des époux, les écarts de coût du logement, selon qu’il est situé dans l’agglomération ou la périphérie.
Toutefois les frais de déplacement afférents aux 40 premiers kilomètres du trajet entre le domicile et le lieu de travail sont toujours admis en déduction.
Exemple : Un médecin est domicilié à 50 kilomètres de son lieu de travail. Il ne peut faire état de circonstances particulières justifiant cet éloignement. Ce médecin a supporté 3 500 euros de frais de transport dont il peut justifier la réalité et le montant.
Il peut demander la déduction de : 3500 x 40 / 50 = 2 800 euros.
S’agissant des frais de voiture, les titulaires de bénéfices non commerciaux doivent choisir entre :
- L’option pour l’évaluation forfaitaire des frais de voiture en appliquant au nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel le barème forfaitaire des salariés ;
- La déduction d’après leur montant réel et justifié des frais de voiture et dans ce cas il conviendra d’inscrire le véhicule utilisé au registre des immobilisations.
Le prix d’acquisition d’un véhicule automobile n’est pas à comprendre dans les charges professionnelles, il donne lieu à un amortissement. En pratique, le tableau des amortissements prévu dans la déclaration des bénéfices non commerciaux n° 2035-SD ne permet pas de distinguer l’amortissement dérogatoire fiscal. Il convient par conséquent de porter dans cette déclaration le montant global de l’amortissement déterminé selon les règles fiscales.
A noter que s’agissant des véhicules personnels, le véhicule ne peut être amortis que dans la limite de 18 300 euros pour les véhicules émettant moins de 200 grammes de CO2 par kilomètre et de 9 900 euros pour les véhicules émettant moins de 200 grammes de CO2 par kilomètre.
Le fait qu’un professionnel utilise pour ses besoins personnels une voiture inscrite à l’actif de son entreprise demeure sans influence sur les modalités d’amortissement de ce véhicule. Mais l’intéressé doit rapporter au bénéfice imposable de l’entreprise le produit de l’avantage en nature qu’il retire de cette utilisation privée de son véhicule.
Constituent également des charges admises en déduction les loyers de garage servant à abriter les voitures utilisées à usage professionnel, les primes d’assurances contractées pour celles-ci, les frais d’entretien et de réparation ainsi que les dépenses de carburant.
Doivent également être retenus les frais de transport – quel que soit le moyen utilisé (voiture, automobile, train, etc.) – exposés à l’occasion de voyages présentant un caractère professionnel. Sont exclus des charges déductibles les frais de déplacement et de voyage à l’étranger exposés par les professionnels dont le lien avec l’activité professionnelle n’est établi par aucun élément tel que des correspondances ou des projets professionnels précis.
Ainsi, les frais de voyage et de déplacement sont admis en déduction pour la détermination des bénéfices imposables s’ils correspondent à des dépenses d’ordre strictement professionnel et s’ils sont justifiés par la nature et l’importance de l’exploitation. Les dépenses réalisées à ce titre au profit du conjoint ou d’une personne tierce ne doivent pas être déduites du résultat fiscal en l’absence d’un intérêt professionnel.
Lorsque les frais de voyage ou les frais de voitures (assurance, entretien etc.) ont à la fois un caractère professionnel et personnel, il y a lieu de faire une ventilation entre les dépenses engagées dans l’intérêt personnel de l’exploitant et celles ayant pour objet exclusif le fonctionnement de l’entreprise. Seules ces dernières présentent le caractère de charges d’exploitation déductibles.
Les frais de double résidence peuvent être définis comme les dépenses supplémentaires, notamment de séjour et de déplacement, effectivement supportés par un contribuable, qui résultent de la nécessité pour ce dernier de résider pour des raisons professionnelles dans un lieu distinct de son domicile habituel. De tels frais sont souvent exposés lorsque le contribuable travaille et habite dans une commune différente de celle où réside sa famille mais aussi lorsqu’il exerce une ou plusieurs activités dans des localités différentes.
3 – Les frais de réception, de représentation et autres frais personnels déductibles
Les dépenses vestimentaires supportées dans l’exercice de sa profession sont déductibles du résultat imposable dans la mesure où elles sont exposées seulement pour l’acquisition du revenu. Ainsi, les dépenses vestimentaires ne peuvent être déduites du résultat imposable lorsqu’elles correspondent à des vêtements qui peuvent être portés dans un autre cadre que le cadre professionnel. Les costumes, les cravates, les chaussures en cuir et les tailleurs pouvant être portés pour d’autres raisons que pour des raisons professionnelles uniquement (activités associatives, soirées élégantes etc.), ces dépenses ne sont pas considérées comme déductibles. En revanche, la blouse du médecin et la robe de l’avocat seront déductibles du résultat imposable.
Il convient de noter que ces frais vestimentaires ou de représentation sont déductibles en fonction de l’utilité qu’ils apportent au professionnel. Par exemple, la déduction des dépenses vestimentaires, de coiffure, d’esthétique et de blanchissage exposées par un contribuable exerçant l’activité libérale d’attaché de presse n’a pas été accordée. Cependant, lorsque le titulaire de BNC exerce des fonctions effectives exigeant un contact direct et permanent avec le public (médecin, avocat), les frais de prothèses dentaires ou auditives constituent des dépenses professionnelles.
Il est rappelé que les cotisations versées à des ordres ou syndicats professionnels constituent des charges déductibles. Sont déductibles les frais d’études, qu’il s’agisse de frais afférents à des cours ou stages de perfectionnement ou encore de frais liés à une inscription en faculté. Dans ce cas, la possession du diplôme préparé doit assurer à l’intéressé des avantages professionnels.
Le prix d’achat d’ouvrages professionnels et les frais d’abonnement à des publications professionnelles constituent une charge déductible des recettes de l’année au cours de laquelle ils ont été exposés. Les ouvrages techniques, même d’un prix élevé, ne font pas l’objet d’un amortissement.
En principe, les frais d’achat et d’abonnement à des ouvrages, revues, magazines et journaux non spécifiquement professionnels ne sont pas considérés comme des dépenses nécessitées par l’exercice de la profession. On notera toutefois que les frais d’achat de journaux ou de revues mis à la disposition de la clientèle du professionnel dans une salle d’attente par exemple sont parfois déductibles.